Styrets beretning for 2017

Stiftelsen Oppsal Samfunnshus har drevet sin virksomhet i Vetlandsveien 99/101 i Oslo med formål å drive samfunnshus for å tilfredsstille lokalmiljøets behov for lokaler til møter, selskapelighet og annen fritidsvirksomhet, samt sosiale og kulturelle aktiviteter.  Samfunnshuset har ikke erverv som formål.

2017 – Stiftelsens første regulære driftsår

2017, Stiftelsen første år med regulær drift av samfunnshuset, har vært tilfredsstillende. Det har vært utfordringer knyttet til både organisering av virksomheten og praktisk tilgjengelighet for brukerne av samfunnshusets lokaler.

20. juli kom den tragiske meldingen at Samfunnshusets mangeårige driftssjef Bjørn Hytten døde under et utenlandsopphold. Hans vikar, Frode Winkelmann ble innsatt som midlertidig driftsleder. I september ble stillingen som driftsleder utlyst, og etter en omfattende prosess med vurdering av mange søknader og intervjuer ble Thomas Andersen ansatt som ny driftsleder fra 20. november. Frode Winkelmann ble samtidig ansatt som vaktmester.

Tilgangen til Samfunnshuset hadde lenge vært hemmet på grunn av byggearbeidet på Oppsal Senter. Situasjonen ble ytterligere forverret fra mai da gangveien på Samfunnshusets nordside ble stengt på grunn av anleggsarbeid knyttet til ledningsanlegg for Oppsal Senter-utbyggingen, og parkerings-plassene med tilgang fra Skøyenåsveien måtte flyttes.  Arbeidet ble varslet ferdigstilt på ettersommeren, men viste seg å vare året ut og lenger enn det.  Det ble tatt initiativ for å klarlegge muligheten for å legge varmekabel i den nye gangveitraseen, en prosess som ikke var avklart ved  årets slutt.

Stiftelsen har betalt kr. 125.313 i eiendomsskatt for 2017. Siden Stiftelsen er en ideell organisasjon og ikke har erverv som formål, ble det søkt fritak for eiendomsskatt. Bystyret har i 2018 innvilget delvis fritak for eiendomsskatt.

Det har ikke inntruffet forhold etter regnskapsårets utgang som er av betydning ved bedømmelse av foretaket.

Samvirkeforetaket Oppsal Samfunnshus SA ble vedtatt endelig oppløst ved ekstraordinært årsmøte 27. april. Melding om slik oppløsning ble sendt til Foretaksregisteret som har slettet Oppsal Samfunnshus SA.

 Arbeidsmiljø

Styret anser arbeidsmiljøet som tilfredsstillende. Styret har tatt initiativ til oppdatering av arbeidsavtaler og regler og retningslinjer for ansatte. Samfunnshuset har ikke bedriftslegeordning, noe som heller ikke er påkrevet for virksomheten.

Likestilling i organisasjon og personale

Samfunnshuset har som mål å være representert med begge kjønn i styret og blant ansatte. Styret har bestått av 4 kvinner og 5 menn. Det er på dagtid 2 fast ansatte menn og 1 kvinne i engasjement på ubestemt tid. Dessuten er 2 kvinner og 2 menn engasjert som kveldsvakter.

 Redegjøring for årsregnskapet.

I vedlegg til årsberetningen er det redegjort for forholdet mellom budsjett og regnskap 2017. Stiftelsen Oppsal Samfunnshus er mva-registrert. Det er obligatorisk tjenestepensjon for de ansatte. Det framlagte regnskapet med tilhørende noter gir riktig informasjon om driften i 2017 og Samfunnshusets økonomiske stilling ved årsskiftet 2017 – 2018.

 Redegjøring som grunnlag for å vurdere Samfunnshusets framtidige utvikling.

Samfunnshuset har tre faste leietakere; Bydel Østensjø, Deichmanske bibliotek v/Kulturetaten og Østensjø legesenter. Bydel Østensjø har følgende tjenestesteder i Samfunnshusets lokaler: Oppsal treffsenter 60 pluss, Barnevernsenter, Ungdomskontor og Oppsal Samfunnshus Barnehage. Bydel Østensjø leier ut lokaler til Østensjø frivilligsentral, Treffsted for psykisk helsevern, Hårpleie og Fotpleie. Bydel Østensjø og Østensjø legesenter inngikk nye leieavtaler med Stiftelsen fra 1.1.2017 for 5 år fram til 31.12.2021. Kulturetatens avtale utløper ved slutten 2018. Deichmanske bibliotek som er en selvstendig etat fra 1.1.2018, har gitt klart uttrykk for ønske om videreføring av avtalen. Biblioteket gjennomførte et omfattende bygningsmessig endringsarbeid høsten 2017 og engasjerte fagressurser fra Samfunnshuset til store deler av dette arbeidet.

Bydel Østensjø har varslet at de planlegger å samordne barnevernseksjonen og kanskje også andre deler av virksomheten i Samfunnshuset med øvrig drift på Skullerud, slik at de flytter ut omkring mai-juni 2018. Avtalen med Samfunnshuset innebærer imidlertid videre leieforpliktelser. Det er foreløpig uklart hvordan de fraflyttede lokalene vil bli disponert, men Bydel Østensjø har gjort det klart at det ikke vil bli framleie til vanlige kommersielle aktører. Uansett vil det sannsynligvis bli nødvendig med bygningsmessige tilpasninger og eventuelt oppgraderinger som vil bli nærmere klarlagt.     

Utleie av lokaler i samfunnshusavdelingen er økt totalt sett med 19 utleier i forhold til 2016. Storsalen 201 med tilhørende kjøkken, har hatt en nedgang med 30 utleieforhold, som i stor grad knyttes til bortfall av fast leietaker med dans. Sal 101 har hatt en økning på 40 utleieforhold. For de andre salene er det kun mindre endringer. Utleie av kjøkken er stabilt.   Det ble gjort vedtak om å oppjustere prisene for utleie med ca 5% fra 2018.

Det er rykket inn annonser for utleie i bydelens menighetsblad Naboposten. Det henvises i disse annonser til Samfunnshusets hjemmeside på Internett www.oppsalsamfunnshus.no for utdypende informasjon.  Det samme gjøres ved oppføring i www.1881.no.  Samfunnshuset er også profilert på Facebook med aktuell informasjon.

Anskaffelser

Følgende bygningsmessige og tekniske investeringer er gjort i 2017:

  • Skiftet sikringsskap i Deichmann og Aktivitetssenter
  • Kjøleanlegg Barnevernet
  • Utvendige persienner Barnevernet
  • Ny brannsentral
  • Benker ved inngang og legeinngang Vetlandsveien

Vedlikehold og utbedringer

  • Maling, lakkering og beising, inne og ute.
  • Årskontroll og utskifting av nødlys
  • Utskifting lamper og panelovner Oppsal Samfunnshus barnehage
  • Vedlikehold av brannalarmanlegg.
  • Skiftet diverse elektriske installasjoner
  • Skiftet klosetter i 2. etg, kjeller og Deichman
  • Vedlikehold av nødlys og ledelys i hele bygningsmassen
  • Varmekabler ved rist innganger i Vetlandsveien
  • Skiftet vindusglass i 2. etg
  • Nye bord og stoler terrasse 4. etg
  • Kartlegging med fotodokumentasjon av Samfunnshusets kunst

Internkontroll med helse, miljø, sikkerhet og brannforebyggende tiltak

Virksomheten forurenser ikke det ytre miljø. Virksomhetens fysiske og psykososiale miljø anses som tilfredsstillende. Instruksjon, opplæring, trivsel og god kommunikasjon i det daglige ligger til grunn for arbeidet med internkontroll. Blant de lover Samfunnshuset er underlagt, er Arbeidsmiljøloven, Lov om brannvern, Lov om Tilsyn med elektrisk anlegg og utstyr, Røykeloven og Forurensningsloven. Blant forskrifter er Internkontrollforskriften. De kommunale faste leietakerne er sertifisert som Miljøfyrtårn. Rentokil Skadedyrkontroll har i henhold til avtale gjennomført utplassering og etterfylling av åtestasjoner for gnagere.

Brannansvarlig hos hver av de faste leietakerne er ajourført og branninstruks er overlevert. Informasjon om brannforebyggende forpliktelser inngår nå i Leieregler og Leiebekreftelse for leietakere i samfunnshusavdelingen. Det ble i 2017 kun gjennomført én øvelse med prøving av alarmanlegg og evakuering av bygget. Alle avdelinger med faste leietakere ble da tilfredsstillende tømt for mennesker i løpet av 5 minutter.

Brannvernperm er ajourført, med oppdatering av branninstrukser for leietagere. Alt materiale er lagret elektronisk.. Det er innført fast brannvernrunde den første tirsdag i måneden, med manuell og elektronisk loggføring for at vi lett kan dokumentere våre rutiner for offentlig myndighet. Ny branninstruks er utarbeidet og alle brannvernansvarlige og kveldsvakter har fått et sett av denne.

Anbefalte tiltak i 2018 utover maling og lakkering

  • Persienner foran vinduer ved Deichman
  • Skifte vindusglass mot Vetlandsveien
  • Utbedre takvinduer i rom 403
  • Pusse opp rom 201 og 208
  • Rens av gardiner og stoler
  • Utbedre tekjøkken i 4. etg
  • Skifte ut kjøkkenutstyr og servise
  • Erstatte enkelte sammenleggbare bord
  • Justere og reparere dører
  • Skifte dørlukkere og låsekasser, og sette lås på søppelhus.
  • Årskontroll og evt skifte ut nødlys, og utbedre eventuelle feil
  • Nye plantegninger for brannvern, og utbedre rømningsplaner med informasjon om kontaktpersoner med telefonnumre
  • Lære opp kveldsvakter om brannsentral, slokkeutstyr og meldere.
  • Gjennomføre to brannøvelser, med skriftlig evaluering som distribueres til brannansvarlige
  • Flislegge HC-toalett, installere sensor på urinaler og diverse rørleggerarbeid
  • Skifte ut enkelte lyskilder og diverse elektrikerarbeid
  • Spyle rør
  • Fjerne mose på tak i Aktivitetssenter
  • Plante ved hovedinngang og terrasse 4. etg
  • Legge varmekabler foran inngang i Vetlandsveien

Styremøter 

Det har vært 5 styremøter i 2017. Det har også vært 5 møter i styrets arbeidsutvalg, pluss gjensidig informasjon mellom ansatte og representanter for arbeidsutvalget gjennom året. Etter siste styremøte før jul ble det arrangert julebord for tillitsvalgte og ansatte med følge.

Årsmøte i Stiftelsens Råd

Ordinært årsmøte for Rådet i Stiftelsen Oppsal Samfunnshus ble holdt 27.april 2017.

 Forslag til anvendelse av overskudd eller dekning av tap.

Det økonomiske resultat for 2017 var et underskudd på kr. 16.088.  Styret foreslår at underskuddet dekkes av drifts- og vedlikeholdsfondet, som ved årets slutt dermed vil bli på kr. 1.953.684.    

Oppsal 6. mars 2018.