Styrets beretning for 2018

Stiftelsen Oppsal Samfunnshus har drevet sin virksomhet i Vetlandsveien 99/101 i Oslo med formål å drive samfunnshus for å tilfredsstille lokalmiljøets behov for lokaler til møter, selskapelighet og annen fritidsvirksomhet, samt sosiale og kulturelle aktiviteter.  Samfunnshuset har ikke erverv som formål.

2018 – Et positivt år med preg av endringer

2018 har vært et positivt år for Oppsal Samfunnshus. Leieprisene for samfunnshusdelen ble satt opp med ca 5% fra starten av året, men utleien tok seg godt opp i forhold til 2017, blant annet knyttet til at bygge- og anleggsarbeidet for Oppsal senter for det meste ble avsluttet.  Underskuddet i 2017 ble snudd til et overskudd i 2018. Siden Stiftelsen er en ideell organisasjon og ikke har erverv som formål, ble det etter søknad innvilget delvis fritak for eiendomsskatt som var iliknet og betalt i 2017.

Leieavtalen med Deichman er blitt fornyet. Det er satt i gang samarbeid med bydelsadministrasjonen og Deichman om framtidig bruk av deres lokaler under overskriften Oppsal kulturhus. Deichman Oppsal ble i 2018 meråpent og fikk også status som alders- og demensvennlig bibliotek. Samfunnshuset har i den forbindelse samarbeidet med Deichman om oppussing og tilrettelegging av lokalene. I regi av driftsleder er det også gjort en rekke tiltak for å opprettholde og videreutvikle kvalitet for både hus og allmenn drift. Parkeringsforholdene er blitt bedre enn fryktet, med plasser i tilknytning til Oppsal senter og foran Samfunnshuset ved Vetlandsveien, og dessuten handikap-parkering i Vetlandsveien. Planlagte carportplasser under barnehagens uteareal vil komme i 2019. Ønske om varmekabel i gangvei fra Vetlandsveien til senteret måtte gis opp pga høye forventede kostnader som verken Oslo kommune eller OBOS viste interesse for å støtte. OBOS har imidlertid istandsatt trappen mellom Vetlandsveien og senterområdet med varmekabel. Etter innflytting på senterområdet har det vært enkelte reaksjoner på støy fra selskapelighet i Samfunnshuset. Forholdene er blitt handtert i minnelighet, og det er fra Samfunnshusets ledelse identifisert ulike avbøtende tiltak hvis det skulle vise seg nødvendig.    

Årsregnskapet.

I vedlegg til årsberetningen er det redegjort for forholdet mellom budsjett og regnskap 2018, med et samlet resultat på kr 278.309. Stiftelsen Oppsal Samfunnshus er mva-registrert. Det er obligatorisk tjenestepensjon for de ansatte. Det framlagte regnskapet med tilhørende noter gir riktig informasjon om driften i 2018 og Samfunnshusets økonomiske stilling ved årsskiftet 2018 – 2019. Det har ikke inntruffet forhold etter regnskapsårets utgang som er av betydning ved bedømmelse av stiftelsen.

Arbeidsmiljø

Styret anser arbeidsmiljøet som tilfredsstillende. Oppdatering av arbeidsavtaler, regler og retningslinjer for de ansatte inklusive ny tilrettelegging av kveldsvaktfordeling har ført til styrking av det interne arbeidsfellesskapet. Samfunnshuset har ikke bedriftslegeordning, noe som heller ikke er påkrevet for virksomheten.

Likestilling i organisasjon og personale

Samfunnshuset har som mål å være representert med begge kjønn i styret og blant ansatte. Styret har bestått av 4 kvinner og 5 menn. Det er på dagtid 2 fast ansatte menn, hvorav 1 med timeavtale for vedlikehold, og 1 kvinne i engasjement på ubestemt tid. Dessuten er 2 kvinner og 2 menn engasjert som kveldsvakter.

 Internkontroll med helse, miljø, sikkerhet og brannforebyggende tiltak

Virksomheten forurenser ikke det ytre miljø. Virksomhetens fysiske og psykososiale miljø anses som tilfredsstillende. Instruksjon, opplæring og god kommunikasjon i det daglige ligger til grunn for arbeidet med internkontroll. Blant de lover Samfunnshuset er underlagt, er Arbeidsmiljøloven, Lov om brannvern, Lov om Tilsyn med elektrisk anlegg og utstyr, Røykeloven og Forurensningsloven. Blant forskrifter er Internkontrollforskriften.  De kommunale faste leietakerne er sertifisert som Miljøfyrtårn.  Rentokil Skadedyrkontroll har i henhold til avtale gjennomført utplassering og etterfylling av åtestasjoner for gnagere.

Brannansvarlig hos hver av de faste leietakerne er ajourført, og branninstruks er overlevert. Informasjon om brannforebyggende forpliktelser inngår i leieregler for faste leietakere og leiebekreftelse for leietakere i samfunnshusavdelingen. Det er utarbeidet nye plantegninger for brannvern, og utbedret rømningsplaner med informasjon om kontaktpersoner. Kveldsvakter er lært opp om brannsentral, slokkeutstyr og meldere. Brannvernrunde gjøres fast hver 1. torsdag i måneden. Eventuelt avvik logges elektronisk og i perm, og utbedres fortløpende. Det er gjennomført to brannøvelser, med skriftlig evaluering distribuert til brannansvarlige

 Ekstern informasjon

Informasjon om Samfunnshusets organisasjon, faste leietakere, lokaler for leie og leievilkår foreligger på nettstedet www.oppsalsamfunnshus.no. Informasjon legges også fortløpende ut på Facebook, og aktiviteten har i regi av driftsleder tatt seg kraftig opp. Det er annonsert i Østensjøvannets venners tidsskrift Sothøna og bydelens menighetsblad Naboposten. Samfunnshuset er også oppført i www.1881.

Vedlikehold og utbedringer

Det er

  • malt og beiset inne og ute.
  • pusset og lakkert gulver i rom 201 og 208
  • utbedret takvinduer i rom 403
  • justert og reparert dører, skiftet dørlukkere og låskasser
  • vedlikeholdt brannalarmanlegg.
  • vedlikeholdt nødlys og ledelys
  • montert vandalvern på brannvarsler 1 etg
  • vedlikeholdt ventilasjon
  • vedlikehold heiser, inkl trappeheis
  • byttet motor til ventilasjon i barnehage
  • skiftet enkelte lyskilder og diverse elektrikerarbeid
  • skiftet lamper og panelovner i Oppsal Samfunnshus barnehage
  • utbedret termostater til varmekabler i gulv barnehage
  • flislagt HC-toalett og installert sensor på urinaler
  • installert nye benkeplater og servanter på dame og herretoalett
  • utført diverse rørleggerarbeid
  • malt kjellergang
  • supplert kjøkkenutstyr og servise
  • renset gardiner og stoler
  • utført hovedrengjøring i kjøkken, saler og fellesarealer
  • erstattet enkelte sammenleggbare bord
  • utbedret låser på søppelhus
  • beiset søppelhus.
  • plantet ved hovedinngang og terrasse 4. etg
  • pusset vinduer utvendig og innvendig

Anskaffelser

Følgende bygningsmessige og tekniske investeringer er gjort i 2018:

  • Persienner foran vinduer ved Deichmann
  • Skiftet servanter og klosetter i 2. etg,
  • Skiftet klosetter i kjeller og Deichman
  • Bytte av brannsløyfe, utskifting av detektorer
  • Varmevifte over inngang fra Vetlandsveien
  • Varmekabel foran inngang i Vetlandsveien

Grunnlag for å vurdere Samfunnshusets framtidige utvikling.

Grunnlaget for Samfunnshusets framtidige utvikling kan anses som meget godt. Huset er godt vedlikeholdt, og den daglige driften og Samfunnshusets som stiftelse fungerer godt. Økonomien med bl.a. etablerte drifts- og vedlikeholdsfond er god, og pantegjelden blir nedbetalt i løpet av få år.  Det er leieavtaler med de faste leietakerne Bydel Østensjø og Østensjø legesenter fram til 31.12.2021, og med Deichman til 31.12.2024.

Som følge av intern omorganisering, har Østensjø bydelsadministrasjon flyttet ut Barnevernseksjonen og vurderer også endringer i annen utnyttelse av huset. Blant annet er det samarbeid mellom Oppsal frivilligsentral og Deichman Oppsal om å legge bygningsmessig til rette for tettere samarbeid. I regi av bydelsadministrasjonen er det også igangsatt prosjektsamarbeid med Samfunnshuset, Frivilligsentralen og Deichman, med bistand fra Arbeidsforskningsinstituttet og engasjert arkitektvirksomhet, for å vurdere mulighetene for ungdomsrettet aktivitet i samfunnshuset, og hva det evt. vil kreve av bygningsmessige endringer. Overskriften er Oppsal kulturhus, og Samfunnshuset har allerede begynt å profilere seg som bydelens kulturhus.  Samfunnshuset planlegger også å ta en førende rolle i utvikling av en digital plattform med tittel Velkommen til Oppsal, med oversikt over lokale organisasjoner og aktuelle aktiviteter og tilbud.  Samfunnshuset engasjerer seg også sammen med Oppsal Vel i planprogram for områderegulering Oppsal og i utvikling av det Nye Oppsalhjemmet. Samfunnshusets framtidige utvikling vil bli påvirket av resultatet av områdereguleringen, nytt sykehjem og nye beboere og næringsvirksomheten på Oppsal senter. 

Anbefalte bygg- og anleggsmessige tiltak i 2019 utover maling og lakkering

  • Årskontroll og utskifting av nødlys
  • Nye motorer 4 stk til ventilasjon
  • Ny komfyr i kjøkken 211
  • Nye stoppekraner hos Deichman
  • Utbedre utstyr til ventilasjon hos Deichman
  • Diverse el- og rørarbeid
  • Arrondere terreng i barnehage
  • Varmekabel i kommunal gangvei mellom carport og inngangsparti
  • Rekkverk ved inngang fra Vetlandsveien
  • Nye pakninger på vinduer
  • Skifte ut dørlukkere
  • Nytt elektrisk sluttstykke 2 etg barnevernbygg, korridor
  • Elektrisk dørholder monteres på dør til barnevernbygg
  • Belysning på fasade med navnet «Oppsal samfunnshus»
  • Belysning i gangvei mot senter
  • Skilting for tilgang til samfunnshuset
  • Diverse beplantning

Styremøter

Det har vært 4 styremøter i 2018. Det har også vært 4 møter i styrets arbeidsutvalg, pluss fortløpende gjensidig informasjon mellom driftsleder/administrasjonskonsulent og representanter for arbeidsutvalget gjennom året. Etter siste styremøte før jul ble det arrangert julebord for tillitsvalgte og ansatte med følge.

 Årsmøte i Stiftelsens Råd

Ordinært årsmøte for Rådet i Stiftelsen Oppsal Samfunnshus ble holdt 26.april 2018.

Forslag til anvendelse av overskudd eller dekning av tap.

Det økonomiske resultat for 2018 var et overskudd på kr. 278.309. Styret foreslår at overskuddet overføres til drifts- og vedlikeholdsfondet, som ved årets slutt dermed vil bli på kr. 2.231.995.   

Oppsal 5. mars 2019.