Styrets beretning 2019


ÅRSBERETNING FOR 2019

Stiftelsen Oppsal Samfunnshus har drevet sin virksomhet i Vetlandsveien 99/101 i Oslo med formål å drive samfunnshus for å tilfredsstille lokalmiljøets behov for lokaler til møter, selskapelighet og annen fritidsvirksomhet, samt sosiale og kulturelle aktiviteter.  Samfunnshuset har ikke erverv som formål.

2019 – Nok et positivt år for Oppsal Samfunnshus, ikke minst økonomisk, grunnet reduserte utgifter og økte inntekter blant annet gjennom fortsatt økning av utleie. Leieprisene for samfunnshusdelen ble opprettholdt, med sikte på justeringer i 2020.

Planlagt arbeid med carportanlegg under barnehagens uteareal lot vente på seg, og det ble nødvendig med oppfølging overfor både OBOS og Oslo kommune.  Mot slutten av året ble imidlertid arbeidet igangsatt.

Skriftlig henvendelse til OBOS om del av ansvar for varmekabel i trapp mellom Vetlandsveien og senterområdet ga ingen reaksjon. Tilsvarende henvendelse og purring overfor Bymiljøetaten om deres ansvar for vintervedlikehold av gangveien ned til Samfunnshusets inngang ble til slutt møtt med at det ikke var deres ansvar. Snøfattig vinter gjorde problemstillingen mindre aktuell i denne omgang for begge områdene, men styret besluttet at sakene skal følges opp.

Klage fra beboere om bruk av avtalt bilparkering ved avlevering og henting av barn i barnehagen ble løst i samarbeid med parkeringsselskapet.  

Forutsatt lyssetting av navnet Oppsal Samfunnshus på gavl mot senterområdet er ikke realisert, men forfølges.

I tilknytning til styremøte i juni var det sosial markering av 40 års jubileum for Samfunnshuset, med faste leietakere og tillitsvalgte som gjester. Det ble også utgitt en egen jubileumsberetning i forbindelse med jubileet.

Forslag fra Oppsal Vel om opprettelse av digital informasjonsplattform Velkommen til Oppsal er fulgt opp gjennom prosjekt i regi av Samfunnshuset. Det er inngått avtale med rådgiverfirma for oppgaven, og sammen med en arbeidsgruppe med utgangspunkt i styret er prosjektet i ferd med å bli skissert i løpet av året. Det legges opp til at Samfunnshusets Råd gir tilslutning til at Samfunnshuset har ansvar for utvikling, drift og vedlikehold av Velkommen til Oppsal, og at dette vil foregå i et samarbeid med Oppsal Vel og andre lokale organisasjoner og virksomheter.

Planer om utvikling av Samfunnshuset som Oppsal kulturhus er fulgt opp gjennom en lang prosess mellom deltakere fra bydelsadministrasjonen, Deichman Oppsal, Frivilligsentralen, Café X, ungdomsrepresentanter og Samfunnshusets driftsleder under faglig ledelse av arkitektfirmaet Kåmmån og bistand fra Arbeidsforskningsinstituttet.  En mulighetsstudie om realisering av ønskene ble presentert seint på høsten.  Fordi prosessen hadde tatt så vidt lang tid, foreslo Samfunnshuset å overta styringen av prosjektet, noe bydelsadministrasjonen sa seg enig i. Dette ble fulgt opp med en intensjonsavtale som ble signert i november 2019 om avklarende forprosjekt for ombygging og ominnredning. Avtalen beskriver mål, organisering og forpliktelser før beslutning om fysiske arbeider som forutsettes finansiert av bydelen gjennom husleie. Som del av avtalen, presiseres at Samfunnshuset vil ha ansvar for kostnader knyttet til oppgradering av ventilasjonsanlegg og eventuelle andre forhold som bør utbedres ut fra nåværende byggetekniske standarder. På nyåret ble også tilsvarende intensjonsavtale med Deichman signert. Det legges opp til at Samfunnshusets Råd gir sin tilslutning til at styret om nødvendig kan oppta lån for å dekke utgifter for realisering av prosjektet Oppsal Kulturhus.

Intensjonsavtalen med bydelen viser til at de ikke har til hensikt å fornye leie av de lokalene bydelens barnevernadministrasjon tidligere disponerte i 3. etg i tilbygget når leieavtalen utløper 31.12.2021.  Siden disse lokalene har stått udisponert en stund og det ikke forelå konkrete bruksplaner, sa bydelsadministrasjonen seg enig i at Samfunnshuset gjennom megler skulle ta initiativ til å finne ny leietaker. Initiativ til dette ble gjort på nyåret.

Bydelen har tatt initiativ til at deler av lokalene Barnevernsadministrasjonen tidligere disponerte i 2. etg i tilbygget kan bli benyttet for bydelens Treffsenter 60+.  Andre deler av lokalene vil bydelen vurdere midlertidig benyttet av brukerne av lokaler som blir påvirket av prosessen med ombygging for Oppsal kulturhus.

 Årsregnskapet I vedlegg til årsberetningen er det redegjort for forholdet mellom budsjett og regnskap 2019, med et samlet resultat på kr. 1.110.703. De viktigste årsakene til at resultatet ble vesentlig bedre enn budsjettert er det redegjort for i vedlegg 2 til årsberetningen.

Det framlagte regnskapet med tilhørende noter gir riktig informasjon om driften i 2019 og Samfunnshusets økonomiske stilling ved årsskiftet 2019 – 2020. Det har ikke inntruffet forhold etter regnskapsårets utgang som er av betydning ved bedømmelse av stiftelsen.

Stiftelsen Oppsal Samfunnshus er mva-registrert. Det er obligatorisk tjenestepensjon for de ansatte.

Arbeidsmiljøet Styret anser arbeidsmiljøet som tilfredsstillende. Samfunnshuset har ikke bedriftslegeordning, noe som heller ikke er påkrevet for virksomheten. Fjorårets positive virkning av nye arbeidsavtaler, regler, retningslinjer og tilrettelegging av kveldsvaktfordeling er blitt supplert av vellykkede sosiale samlinger for de ansatte.

Likestilling i organisasjon og personale Samfunnshuset har som mål å være representert med begge kjønn i styret og blant ansatte. Styret har bestått av 4 kvinner og 5 menn. Det er på dagtid 2 fast ansatte menn, hvorav 1 med timeavtale for vedlikehold og 1 kvinne i engasjement på ubestemt tid. Dessuten er 2 kvinner og 2 menn engasjert som kveldsvakter.

Internkontroll med helse, miljø, sikkerhet og brannforebyggende tiltak Virksomheten forurenser ikke det ytre miljø. Virksomhetens fysiske og psykososiale miljø anses som tilfredsstillende. Instruksjon, opplæring og god kommunikasjon i det daglige ligger til grunn for arbeidet med internkontroll.

Blant de lover Samfunnshuset er underlagt, er Arbeidsmiljøloven, Lov om brannvern, Lov om Tilsyn med elektrisk anlegg og utstyr, Røykeloven og Forurensningsloven. Blant forskrifter er Internkontrollforskriften.

De kommunale faste leietakerne er sertifisert som Miljøfyrtårn.  Rentokil Skadedyrkontroll har i henhold til avtale gjennomført utplassering og etterfylling av åtestasjoner for gnagere.

Brannansvarlig hos hver av de faste leietakerne er ajourført og branninstruks er overlevert. Informasjon om brannforebyggende forpliktelser inngår i leieregler for faste leietakere og leiebekreftelse i samfunnshusavdelingen. Det er utbedret rømningsplaner med informasjon om kontaktpersoner. Kveldsvakter er lært opp om brannsentral, slokkeutstyr og meldere. Brannvernrunde gjøres fast hver 1. torsdag i måneden. Eventuelt avvik logges elektronisk og i perm, og utbedres fortløpende. Det er gjennomført to brannøvelser, med skriftlig evaluering distribuert til brannansvarlige.

Ekstern informasjon Informasjon om Samfunnshusets organisasjon, faste leietakere, lokaler for leie og leievilkår foreligger på nettstedet www.oppsalsamfunnshus.no. Driftsleder legger løpende ut aktuell informasjon på Facebook.

Det er annonsert i Østensjøvannets venners tidsskrift Sothøna og bydelens menighetsblad Naboposten. Samfunnshuset er også oppført i www.1881.no

Grunnlag for å vurdere Samfunnshusets framtidige utvikling. Grunnlaget for Samfunnshusets framtidige utvikling kan anses som meget godt. Huset er godt vedlikeholdt, og den daglige driften og Samfunnshusets som stiftelse fungerer godt. Økonomien med bl.a. drifts- og vedlikeholdsfond er god, og pantegjelden vil snart være nedbetalt. 

Det er leieavtaler med Bydel Østensjø og Østensjø legesenter fram til 31.12.2021, og med Deichman til 31.12.2024.  I de to intensjonsavtaler i forbindelse med Oppsal Kulturhus fastslås at partene er innstilt på å revidere gjeldende avtaler som følge av ombygging og ominnredning i samfunnshuset.

Samfunnshuset har fortsatt å engasjere seg sammen med Oppsal Vel i utvikling av planprogram for områderegulering Oppsal. Sammen med blant annet det kommende Nye Oppsalhjemmet kan denne utviklingen bidra positivt til samfunnshusets stedlige rolle.

Styremøter Det har vært 4 styremøter i 2019. Det har også vært 4 møter i styrets arbeidsutvalg, pluss fortløpende gjensidig informasjon mellom driftsleder/administrasjonskonsulent og representanter for arbeidsutvalget gjennom året. Etter siste styremøte før jul ble det arrangert julebord for tillitsvalgte og ansatte med følge.

Årsmøte i Stiftelsens Råd Ordinært årsmøte for Rådet i Stiftelsen Oppsal Samfunnshus ble holdt 25.april 2019.

Forslag til anvendelse av overskudd eller dekning av tap.

Det økonomiske resultat for 201 var et overskudd på kr. 1.110.703. Styret foreslår at overskuddet overføres til drifts- og vedlikeholdsfondet, som ved årets slutt dermed vil bli på kr. 3.342.698. 

 

Oppsal, 10. mars 2020.

Knut Elgsaas, styrets leder                                

Anne Jesperud Kittelsen, styrets nestleder            

Tom Rellsve, styrets sekretær    

Styremedlemmer:                                                                                                                                                          

Randi Vollmerhaus

Hans Chr. Apenes                   

Kjell T. Stokke, grunneier repr.

 

Bjørn Strøm, kommunens repr.

Peter C. Roberts, vara

Gretha Ristad, vara