Styrets beretning for 2023 :: Oppsal Samfunnshus

STIFTELSEN OPPSAL SAMFUNNSHUS

Årsmøtet 2024

ÅRSBERETNING FOR 2023

Dette er styrets årsberetning for Stiftelsen Oppsal Samfunnshus for 2023. Rent overordnet ble samfunnshuset også for 2023 drevet godt innenfor stiftelsens vedtatte formål, nemlig: Å drive et samfunnshus for å tilfredsstille behovet for lokaler til møter, selskapelighet og annen fritidsaktivitet, samt til sosiale, og kulturelle formål m.m. på Oppsal og i de østlige bydeler. Samfunnshuset har ikke erverv som formål.

Ferdigstillelse av byggeprosjektet Kulturbygg Oppsal

2023 var mest preget av ferdigstillelsen av byggeprosjektet Kulturbygg Oppsal med innflytting og offisiell overtakelse av ferdigstilte lokaler 6. mai 2023.

Byggeprosjektet med tiltak for sterkere samhandling og integrering mellom leietakerne Deichman Oppsal og Bydel Østensjø er dermed blitt gjennomført etter forutsetningene. Byggearbeidene omfattet også vesentlige tiltak overfor Østensjø Legesenter og Samfunnshusets storsal.

Alt i alt har byggeprosjektet kostet nær 49 millioner kr, pluss finanskostnader 1 420 860, hvorav kostnaden for Samfunnshuset er 12 670 000. Vi har imidlertid mottatt kr 6.125.150 kr i mva-refusjon, slik at netto kostnad er kr 42.790 360 millioner kr. I tillegg til kostnader knyttet til ny ventilasjon i Østensjø Legesenter og lys og ventilasjon i Samfunnshusets storsal, inngår i denne summen kostnader Stiftelsen har måttet påta seg som utleier til Deichman og Bydel Østensjø som en følge av byggeprosjektet.

Et foreløpig skår i gleden over et vellykket byggeprosjekt er at de to leietakerne som tok initiativet til de bygningsmessige endringene, ikke har villet akseptere de forhøyede leiekostnader knyttet til Samfunnshusets utlegg. Mer om dette omtales i et eget punkt i beretningen.

Omleggingen av driften av Oppsal Samfunnshus for et tydeligere skille mellom administrasjonen og styrets ansvar og oppgaver ble landet i 2023. Et utslag av dette er at driftsleder nå tituleres daglig leder med en oppdatert stillingsinstruks. En ny styreinstruks ble også vedtatt av styret 9. mars 2023. For å styrke daglig leders stilling, ble ny administrasjonskonsulent med særlig kompetanse innen økonomistyring ansatt i full stilling i stedet for 50 % stilling som tidligere. Styret består ikke lenger av en sekretær og AU er derfor redusert med ett styremedlem etter omleggingen. Styret anser omleggingen som vellykket.

Turid Olsen og Frode Winkelman gikk i 2023 av med pensjon som ble markert på behørig vis.

Kortidsutleie kveldstid

Korttidsutleien har vært intensiv, og daglig leder rapporterer om at noen av lokalene i perioden har vært brukt flere ganger samme dag av ulike leietakere. Det vises i den sammenheng til egen sak om regnskapet for 2023.

På årets siste styremøte før årsskiftet ble det vedtatt å justere utleieprisene med 10 % fordi korttidsutleien var godt under markedspris innenfor bydelens grenser.

Langtidsutleie

Følgende er langtids leietakere i lokalene til Oppsal Samfunnshus:

Østensjø bydel (Oppsal Samfunnshus barnehage, Kafe X, Treffsenter 60 pluss, Oppsal Frivilligsentral, Ungdomsklubben)

Deichman Oppsal

Klippe Lise - Bydel Østensjø fremleier

Fotpleier - Bydel Østensjø fremleier

Særlig om kontorutleie i 3. etg i tilbygget

Interessen for kontorleie for psykologer økte også i løpet av 2023, og ved årets slutt var det 5 av dem

I dette lokalet leier også:

Lydbokinnspiller

Rettspsykiater

Negldesigner

Illustratør

Sikksakk systue

Stylist

Det var ved årets slutt 5 ledige kontorlokaler i Samfunnshuset på, 4 på 10 kvm hver og ett på 12 kvm.

Prosjektet Kulturbygg Oppsal

Byggeprosjektet Kulturbygg Oppsal var et samarbeid med leietakerne Bydel Østensjø og Deichman Oppsal, der det ble lagt til rette for integrering av aktiviteter med direkte adgang gjennom trapper og heissystem., og kodet låssystem for styring av brukstilgang. Blant tiltak hos Deichman Oppsal ble det etablert et ekstra møterom i lokalet til høyre for hovedinngangen, der Bydel Østensjøs fotterapeuter tidligere holdt til.

Lokalene til Bydel Østensjø omfatter nå Kafè X for brukere med psykiske utfordringer med egen inngang fra Vetlandsveien, og ny ungdomsklubb i to nivåer med mange gode og veltilpassede fasiliteter der Kafé X tidligere holdt til. De nye lokalene har også gode kjøkkenfasciliteter. I 2. etg er det felleskontor for Deichman Oppsal og Bydel Østensjø, og kontor for Oppsal Frivilligsentral. Dessuten personalrom og møterom for dem alle.

Det er nye ventilasjonsanlegg for hele området, også for Oppsal legesenter og Samfunnshusets storsal, og Storsalen har fått nytt lysanlegg. Samfunnshuset har også dekket nytt ventilasjonsanlegg og andre tiltak for Deichman Oppsal. For Bydel Østensjø har Samfunnshuset også dekket en rekke kostnader, dels forankret i inngått intensjonsavtale ved prosjektets start og dessuten ifølge ansvar som utleier.

Det var varslet forhøyede leiekostnader knyttet til for Bydel Østensjø og Deichman Oppsal knyttet til arbeidene i Kulturbygg Oppsal. Etter at kostandene for prosjektet på slutten av 2023 var på det rene, har dessverre ingen av de to leietakerne innbetalt den forhøyede leien Oppsal Samfunnshus mener de må påta seg.

For Bydels Østensjøs vedkommende dreier det seg om forankring av kostnader og leieavtaler i Oslo bystyre, noe som tidligere ikke var forutsatt. Bydel Østensjø har imidlertid varselet at denne forsinkelsen ikke skal ramme samfunnshusets likvide situasjon.

For Deichman Oppsal er situasjonen den at Deichman sentralt ikke har villet innrømme annen leieforhøyelse enn den som kun skyldes en utvidelse av leiearealet. Blir en ikke enige om den forhøyede leien, vil leien settes opp som forutsatt fra 1. jan 2025 når någjeldende leieavtale går ut.

Bydelens kulturhus, klubb og scene.

Samfunnshuset som Bydelens kulturhus, klubb og scene, lansert i november 2022, ble videreført også i 2023. “Hyllest til Jahn Teigen” hadde fulle lokaler. Den (allerede) legendariske pepperkakehusbyggingen i samarbeid med Oppsal Frivilligsentral fant sted 25. november, der små og store pyntet 200 pepperkakehus. 10. januar var det morsom og godt besøkt juletrefest i samarbeid med Oppsal Vel og Oppsal Janitsjar.

Informasjonstiltak

På Facebook har Oppsal Samfunnshus hatt regelmessige oppslag ved ukeslutt. Dette har ført til stadig økende oppslutning, med over 1000 følgere ved årets slutt. Det har også vært arbeidet videre med samfunnshusets nettsted www.oppsalsamfunnshus.no med informasjon overfor leietakere og andre interesserte, nå med en bedre visualisering av rommene en kan leie. Som i tidligere år, er det annonsert i Østensjøvannets Venners tidsskrift Sothøna og kirkesognets menighetsblad Naboposten.

Renhold

Nytt firma Ability har blitt engasjert og foretar godt renhold etter inngått avtale i fellesarealene i 3.etg i tilbygget og rom utleid på kveldstid. Øvrig renhold ivaretas av firmaet Karinas Renhold.

Utført vedlikehold og utbedringer i 2023

Det er:

· malt og beiset inne og ute.

· pusset og lakkert gulv i rom 201 og 206

· justert og reparert dører, skiftet dørlukkere og låskasser

· vedlikeholdt brannalarmanlegg.

· vedlikeholdt nødlys og ledelys

· vedlikeholdt ventilasjon

· vedlikeholdt heiser, inkl trappeheis

· skiftet lyskilder og utført diverse elektrikerarbeid

· skiftet lamper og panelovner i Oppsal Samfunnshus barnehage

· utført diverse rørleggerarbeid

· supplert kjøkkenutstyr og servise

· renset gardiner og stoler

· utført hovedrengjøring i kjøkken, saler og fellesarealer

· erstattet enkelte sammenleggbare bord

· utbedret låser på søppelhus

· plantet ved hovedinngang og på terrasse 4. etg

· pusset vinduer utvendig og innvendig

· montert elektrisk dørholder i tilbygg

· vedlikehold hos faste leietakere

Anskaffelser

Følgende bygningsmessige og tekniske investeringer er gjort i 2023:

· Byttet brannsløyfe, skiftet ut detektorer

Planlagte tiltak 2024

· Årskontroll og skifte av nødlys

· Følge opp påpekte tiltak i brannsikringsanalyse

· Diverse el- og rørarbeid

· Oppgradere ventilasjonsanlegg, og andre utbedringer ut fra byggetekniske

standarder

· Nye pakninger på vinduer

· Løpende utskifting av dørlukkere

· Supplere servise

· Nye varmeovner

· Diverse beplanting

· Ny kombiovn på kjøkken til treffsenteret

· Maling rom 206 og 207, og korridor 4. etg

· Slipe og behandle gulv takterrasse

· Montere fugleavvisere

Tiltak utenomhus

Det er etablert et nytt felles inngangsparti, forskriftsmessig universell utformet, til Østensjø Legesenter og Bydel Østensjøs Kafé X i forbindelse med byggeprosjektet.

Det er fortsatt ikke kommet en løsning for registrert bevegelse av støttemuren mot Oppsal senter. OBOS mener det ikke lenger er fare for bevegelse, og at årsaken til registrert bevegelse ikke skyldes den dype utgraving de fikk utført ved byggingen av nye Oppsal Senter. Det er også ulike syn mellom partenes geotekniske ekspertise. Oppsal Samfunnshus har mottatt et tilbud fra rådgiverfirmaet Sweco på ny granskning av bevegelsene. Dette vil koste ca kr 70 000,- og vil evt igangsettes når det ikke lenger er tele i bakken.

Gangveien Oslo kommune ikke har villet påta seg ansvaret for, ble brøytet før jul, omsider.

Likestilling i organisasjon og personalet

Alle arbeidsgivere, uansett størrelse, har plikt til å jobbe aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering etter likestillings- og diskrimineringsloven § 26. Samfunnshuset har som mål å være representert med begge kjønn i styret og blant ansatte. Styret har bestått av fire kvinner og fire menn. Det er på dagtid ansatt en kvinne og to menn, hvorav en mann med timeavtale for bygningsmessige tiltak. Dessuten er to kvinner og to menn engasjert som kveldsvakter. Oppsal samfunnshus bør på sikt arbeide for at også arbeidsutvalget får en jevnere kjønnsfordeling.

Arbeidsmiljø og forhold for de ansatte

Styret anser arbeidsmiljøet som tilfredsstillende. For å bygge opp under det, har det vært arrangert sosiale samlinger blant de ansatte og for ansatte og styret.

Lønnsutviklingen for de ansatte har vært i tråd med kompetanse og ansvarsoppgaver.

Innskuddspensjonen er nå på lovens maksimalgrense på 7 % opp til knekkpunktet på 7,1 ganger G (grunnbeløpet i Folketrygden) i Gjensidige forsikring.

Det er ikke etablert AFP-ordning for de ansatte.

Internkontroll med helse, miljø, sikkerhet og brannforebyggende tiltak

Samfunnshuset forurenser ikke det ytre miljø, og driftens fysiske og psykososiale miljø anses som tilfredsstillende. Instruksjon, opplæring og god kommunikasjon i det daglige ligger til grunn for arbeidet med internkontroll.

Myndighetenes krav om HMS overfor Oppsal Samfunnshus kommer frem av arbeidsmiljøloven, lov om brannvern, lov om tilsyn med elektrisk anlegg og utstyr, røykeloven og forurensningsloven, samt forskrifter til disse lovene.

De kommunale fasteleietakerne er sertifisert som Miljøfyrtårn.

Pelias Skadedyrkontroll AS har i henhold til avtale gjennomført utplassering og etterfylling av åtestasjoner for gnagere. «Fangsten» for inneværende år er 0 kandidater.

Informasjon om brannforebyggende forpliktelser inngår i leieregler for faste leietakere og leiebekreftelse i samfunnshusavdelingen. Brannvernrunde gjøres fast hver 1. torsdag i måneden. Eventuelle avvik logges elektronisk og i perm, og utbedres fortløpende. Det er gjennomført to brannøvelser, samt to falske alarmer, med skriftlig evaluering distribuert til brannansvarlige. Det er utarbeidet nye branninstrukser for oppdatering i forhold til nye leietagere og endringer av kontaktpersoner og brannansvarlige.

Forholdet til Oppsal Vel

Det praktiske samarbeidet med Oppsal Vel er fulgt opp gjennom gjensidig styrerepresentasjon, og ved at Stiftelsens styreleder også er leder for Oppsal Vel. Samarbeidet kom også til uttrykk ved felles arrangement av den tradisjonsrike juletrefesten.

Styremøter

Det har vært 4 styremøter i 2023 og 4 møter i styrets arbeidsutvalg, pluss fortløpende gjensidig informasjon og møter mellom daglig leder/administrasjonskonsulent og styreleder gjennom året. I tillegg har det vært avholdt møter mellom leietakere og representanter for Oppsal Samfunnshus der også Liv Andreassen har deltatt i tillegg til arbeidsutvalget.

I forlengelsen av styremøtene i juni og desember var det henholdsvis sommeravslutning og juleavslutning for de ansatte og tillitsvalgte.

Årsregnskapet.

Årsregnskapet viser et større underskudd, noe som skyldes økte rentekostnader for lånet knyttet til byggeprosjektet. Underskuddet skyldes også manglende innbetaling av økt leie fra de to leietakerne som har fått oppgradert lokaler. Det vises til årsmøtesak Regnskap for 2023 som forklarer dette nærmere. Det framlagte regnskapet med tilhørende noter gir riktig informasjon om driften i 2023, og Samfunnshusets økonomiske stilling ved årsskiftet 2023 – 2024. Det har ikke inntruffet forhold etter regnskapsårets utgang som er av betydning utenom byggeprosjektet.

Stiftelsen Oppsal Samfunnshus er mva-registrert.

Grunnlag for å vurdere Samfunnshusets framtidige utvikling.

Den fremtidige økonomien for Oppsal Samfunnshus vil være god forutsatt at de to leietakerne innbetaler sin andel av investeringene i byggeprosjektet.

Huset er godt vedlikeholdt og deler av huset er ytterligere oppgradert. Den omfattende rehabiliteringen knyttet til prosjektet Kulturbygg Oppsal for leietakerne Deichman og Bydel Østensjø, nye ventilasjonsanlegg for Østensjø Legesenter og Samfunnshusets storsal styrker husets bruks- og finansielle verdi.

Det anbefales at det nye styret utarbeider en vedlikeholdsplan for hele bygget.

Det anbefales også en gjennomgang av samtlige leieavtaler.

Oppsal, 15. mai 2024

Styret i Stiftelsen Oppsal Samfunnshus

Hans Chr. Apenes Bjørn Strøm Anne Jesperud Kittelsen

Styreleder Nestleder Styremedlem

Randi Vollmerhaus Kjell T. Stokke

Styremedlem Styremedlem og grunneiers repr.

Ingvar Botnen Liv Andreassen

Styremedlem Styremedlem

Peter C. Roberts Gretha Ristad

Vara styremedlem Vara styremedlem